İşletmeni Kurumsallaştırmak İçin Atman Gereken 10 Adım

Hazırsan başlıyoruz!

1. Ne iş yaptığını net bir cümleyle anlatmalısın.

Sen ne yaptığını net anlatamıyorsan, kimsenin seni doğru anlamasını da bekleyemezsin. Ürün mü satıyorsun, çözüm mü sunuyorsun, yoksa bir deneyim mi yaratıyorsun? Tüm bunları ayırt etmen gerekiyor. İşte bu netlik verdiğin tüm kararların temelini oluşturacak. Bunun yanında çalışanların için de önemli. Herkes ne için çalıştığını bildiğinde dağınıklık da azalmış olur. Kurumsallaşma önce zihinde başlıyor!

2. Her işe senin koştuğun bir düzen varsa bunu mutlaka değiştir.

Her şeyi sen yapıyorsan aslında iş büyümüyor. Görevlerin net tanımlanmadığı yerde sorumluluk da belirsizleşiyor. Bir noktadan sonra hem patron hem çalışan gibi davranmaya başlarsan bu durum başta seni yorar sonra da işletmeni. Görev tanımları netleştirse herkes kendi alanına odaklanabilir. İşler rollere bağlı ilerler, bunu unutma. Bu sayede işletmeni sana bağımlı olmaktan kurtarabilirsin.

3. Bilgiyi yazılı sistemlerde tutmalısın.

Bir işin nasıl yapıldığı sadece senin veya birkaç kişinin bildiği bir bilgi olmamalı. Biri izin aldığında ya da ayrıldığında işler aksıyorsa burada ciddi bir sorun vardır. Yazılı süreçler de bu yüzden hayati önem taşıyor. Aynı iş her seferinde aynı standartta yapılmalı. Hatalar tekrar edilmemeli. İş hafızası kişilerden bağımsız hale gelmeli.

4. Parayı net verilerle yönetmelisin.

Gelir gideri aklında tutmak bir noktaya kadar işe yarar ama sonrasında ciddi risk oluşturur. Finansal tablolar sana işin gerçek durumunu gösterir. Nerede kazandığını, nerede kaybettiğini açıkça görebilirsin. Haliyle de bu sayede stratejik kararlar alabilirsin. Para yönetimi netleşmeden kurumsallaşma tamamlanmaz. Rakamlarla barışman şart!

5. Yetki devrini büyüme hamlesi olarak görmelisin.

Her şeyi senin onaylaman gerekiyorsa ister istemez o sistem tıkanır. Yetki devri esasında doğru kişiye doğru sorumluluğu vermek anlamına geliyor. Bu sayede işler hızlanır. Sen de günlük operasyonlardan sıyrılıp büyük resme odaklanabilirsin. Mikro yönetim tüketir, liderlik ise işi büyütür. Kurumsallaşma biraz da güvenmeyi öğrenmek demek.

6. Kurum kültürünün kendiliğinden oluşmasına izin vermemelisin.

Kurum kültürü davranışlarla oluşuyor. Hangi davranışların kabul edildiği, hangilerinin edilmediği net değilse karmaşa orada baş gösteriyor. Sen bu alanı boş bırakırsan kültür yine oluşur ama kontrolsüz olur. Değerlerini açıkça tanımlamalısın. Bu netlik ekip içi çatışmaları da azaltacak. Herkes aynı zeminde hareket edebilecek.

7. Performansı ölçülebilir kriterlerle değerlendirmelisin.

Birinin çok çalışıyor olması her zaman doğru çalıştığı anlamına gelmiyor. Kurumsal yapıda performans somut verilerle ölçülmeli. Hedefler ve beklentiler net olmalı. Bu durum ekip içinde adalet duygusunu güçlendirecek.

8. Hukuki ve idari konuları ertelememelisin.

Sözleşmeler ve prosedürler genelde sorun çıkana kadar önemsenmiyor. Oysa kurumsallaşma riskleri önceden yönetmeyi gerektiriyor. Her şey yazılı ve güncel olmalı. Bu işletmeni kriz anlarında koruyacak. Aynı zamanda profesyonel bir imaj oluşturacak. Şansa bırakılan hiçbir şeyin uzun vadede güvenli olmadığını söylememiz gerek.

9. Teknolojiyi lüksten ziyade işin altyapısı olarak görmelisin.

İşi klasik yöntemlerle yürütmeye çalışmak ister istemez yavaşlama yaratıyor. Doğru teknolojik araçlar hem zaman kazandırıyor hem hata payını düşürüyor. Bilgiye hızlı erişim sağlanabiliyor. Ekip içi koordinasyonu güçlendiriyor. Aynı işi tekrar tekrar yapma derdinden kurtulmuş olacaksın. Teknoloji kesinlikle gidişatı verimli hale getirecek.

10. Kendini işin merkezinden bilinçli şekilde geri çekmeyi öğrenmelisin.

Gerçek kurumsallaşma testi sen birkaç gün ortada olmadığında ortaya çıkar. Yani işler duruyorsa sistemin hala sana bağımlı olduğunu anlayabilirsin. Ama akıyorsa doğru yoldasın demek. Amaç seni gereksiz kılmak değil, vazgeçilmez olmaktan çıkarmak esasında. Böylece işletmenin gerçek değeri artacak.